E-Rechnung ab 2027 Pflicht – was Sie jetzt tun müssen
Ab Januar 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze. So bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vor – ohne Stress.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt für alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Partnern. Wer bis dahin keine digitale Rechnungsverarbeitung eingerichtet hat, riskiert Compliance-Probleme und ineffiziente Prozesse.
Was genau ändert sich
Die Pflicht betrifft Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgestellt werden. Papier- oder PDF-Rechnungen per E-Mail gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Stattdessen muss die Rechnung in einem strukturierten Format vorliegen, das automatisch verarbeitet werden kann. Die gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das vor allem für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten – praktisch für Unternehmen, die weiterhin eine visuelle Rechnung benötigen.
Wer ist betroffen
Jedes Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland stellt oder empfängt, muss die neuen Vorgaben erfüllen. Ausnahmen gibt es nur für Kleinstbetragsrechnungen unter 250 Euro und bestimmte Sonderfälle wie Fahrausweise.
So bereiten Sie sich vor
1. Prüfen Sie Ihre Software: Ihr Rechnungsprogramm oder ERP-System muss E-Rechnungen im geforderten Format erstellen und empfangen können. Viele Anbieter bieten bereits Updates an.
2. Klären Sie die Archivierung: E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang revisionssicher gespeichert werden. Prüfen Sie, ob Ihr Dokumentenmanagement-System die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Auch wenn die Technik funktioniert, müssen Ihre Teams wissen, wie sie mit den neuen Formaten umgehen.
Was passiert bei Nichteinhaltung
Die Pflicht zur E-Rechnung ist kein freiwilliger Standard, sondern gesetzliche Vorgabe. Bei Verstößen drohen Bußgelder und steuerliche Nachteile, da das Finanzamt Rechnungen nur noch in digitaler Form akzeptiert.
Nächster Schritt
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Systeme nutzen Sie aktuell für Rechnungen? Können diese bereits E-Rechnungen verarbeiten? Falls nicht, planen Sie rechtzeitig ein Update oder einen Wechsel ein. Ein Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister oder Softwareanbieter hilft, die nächsten Schritte zu klären.