Ein Stapel rein, saubere Dokumente raus

Sie kennen den Vorgang: Der Posteingang liegt auf dem Tisch, die Belege sollen ins Dokumentenmanagement, und bevor der Stapel überhaupt in den Einzug darf, sitzt jemand davor und legt Trennblätter ein. Oder klebt Barcodes auf. Jeden Tag aufs Neue.

Dieser Arbeitsschritt ist ab sofort überflüssig.

Was unsere Belegerkennung macht

Der Stapel wandert ohne Vorbereitung in den Kopierer. Was danach passiert, übernimmt die Software: Sie liest jede Seite, erkennt an Briefkopf, Anschriftenfeld, Belegnummer und Datum, wo ein neues Dokument beginnt, und schneidet den Stapel an genau diesen Stellen auseinander. Eine dreiseitige Rechnung bleibt dreiseitig. Der einseitige Lieferschein dahinter wird ein eigenes Dokument.

Fortsetzungsseiten erkennt sie ebenso zuverlässig: Steht auf einer Seite ein Übertrag, eine Zwischensumme oder ein Hinweis wie "Seite 2 von 3", gehört sie zum vorherigen Beleg und wird nicht abgetrennt.

Erkennen und verschlagworten in einem Durchgang

Beim Lesen fällt mehr ab als nur die Trennung. Zu jedem Dokument liefert die Erkennung gleich die Angaben mit, die Sie sonst von Hand eintippen:

• Belegart, also Rechnung, Angebot, Lieferschein, Mahnung oder Gutschrift
• Absender
• Belegnummer
• Belegdatum
• Betrag

Damit landen die Dokumente nicht nur getrennt, sondern bereits verschlagwortet in Ihrem Dokumentenmanagement. Für viele Betriebe ist das die größere Zeitersparnis, denn Verschlagworten dauert länger als Blätterlegen.

Die Software sagt Ihnen, wo sie sich sicher ist

Jedes erkannte Dokument bekommt eine Einschätzung: hoch, mittel oder niedrig. Damit sehen Sie auf einen Blick, welche Belege Sie kurz prüfen sollten, statt jeden einzeln durchzugehen. In der Regel betrifft das eine Handvoll Fälle, nicht den ganzen Stapel.

Und falls die Erkennung an einem ungewöhnlichen Dokument einmal scheitert, wird der Stapel unverändert weitergereicht statt angehalten. Es geht kein Beleg verloren.

Papier bleibt Papier, auch bei schlechten Vorlagen

Die Erkennung arbeitet mit reinen Bildscans, auch wenn das Blatt schief eingezogen wurde oder die Vorlage eine Kopie einer Kopie ist. Sie brauchen keine sauberen PDFs, keine strukturierten Daten und keine Vorarbeit.

Ihre Belege bleiben, wo Sie sie haben wollen

Die Verarbeitung läuft auf europäischen Servern mit Mistral AI aus Frankreich. Für Kunden mit besonderen Anforderungen, etwa Steuerberater, Kanzleien oder Praxen, stellen wir die Lösung als Gerät direkt in Ihr Büro. Dann verlassen die Belege Ihr Haus überhaupt nicht.

Was sich bei Ihnen ändert

Eine Einstellung am Kopierer. Der Scanpfad zeigt auf einen anderen Ordner, die fertigen Einzeldokumente landen im Eingangsordner Ihres Dokumentenmanagements. Ihr DMS merkt nichts davon, es bekommt nur bessere Ergebnisse. Und wenn es Ihnen nicht gefällt, ist der Scanpfad in dreißig Sekunden zurückgestellt.

Sprechen wir darüber

Wir zeigen Ihnen die Belegerkennung gern an Ihren eigenen Unterlagen. Bringen Sie einen typischen Stapel mit, und Sie sehen in wenigen Minuten, was dabei herauskommt.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website.