Dokumentenmanagement ist im Büroalltag oft eine aufwändige Sache. Meist läuft das so ab: Dokumente #scannen und als pdfDatei archivieren oder von Word entsprechend umwandeln. Dumm nur, wenn der Text – beispielsweise ein Vertrag oder ein Angebot – später doch wieder gebraucht wird und lediglich einige wenige Inhalte ausgetauscht werden sollen, aber die Ursprungsdatei längst gelöscht ist. Das heißt im schlimmsten Fall: Mehrere Hundert Seiten zeitaufwändig nachbearbeiten oder nochmals abtippen. Effizient ist das nicht. Aber es gibt eine Lösung.
„Die Kosten für derart unnötige Arbeitsstunden kann sich ein Unternehmen ersparen, wenn es aus den gescannten Dokumenten durchsuchbare Dateien macht“, sagt Markus Ochs. Er ist Geschäftsführer der docunova GmbH in Rosbach v. d. H., die sich auf Bürotechnik, darunter Dokumentenmanagement, Konferenz- und Medientechnik sowie Druck- und Multifunktionssysteme spezialisiert hat. Die Lösung, die docunova für seine Kunden aus der gesamten Wetterau – von Münzenberg über Friedberg und Ranstadt bis Kefenrod – und darüber hinaus bietet: eine Texterkennung (OCR) des Druckerherstellers KYOCERA . Es wandelt die eingescannten Dokumente in eine computerlesbare Form bzw. #durchsuchbares PDF um, die sich bearbeiten lässt. Den erkannten Inhalt vergleicht es mit einer internen Wort-Datenbank und reagiert auf Übereinstimmungen. Anschließend bettet die Software namens „Scan-Extrension-Kit (A)“ den erkannten Text in die pdf-Datei ein. Und der lässt sich jederzeit durchsuchen. Das ist möglich mit Dateien aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint.
So spart jede Firma enorm viel Zeit fürs Archivieren, Wiederfinden, Überarbeiten und Verteilen von Informationen. So geht Dokumentenmanagement!
