Ein Dokumentenmanagement System (DMS) ist für Unternehmen eine sehr gute Investition, weil es in den meisten Fällen sehr schnell mehr Kosten einspart als es kostet. Das gilt für Betriebe jeglicher Größe.
Die wichtigsten Vorteile, die für eine schnelle Einführung sprechen, fassen wir nachfolgend kurz und knapp für Sie zusammen.
Was ist ein Dokumentenmanagement System (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement System ist zuerst einmal ein digitales Archiv für Ihre Dokumente. Dokumente, die Ihnen digital vorliegen, können Sie direkt in das DMS übernehmen. Weiterhin können Sie Papierbelege über das Scannen digitalisieren und danach in das Dokumentenarchiv übernehmen. Zusätzlich zu dem Archivieren Ihrer Belege kann Ihnen ein Dokumentenmanagement System noch viel mehr Arbeit abnehmen und strukturieren.
Welchen großen Vorteil bietet die digitale Dokumentenarchivierung?
Dokumente, die Sie digital archivieren, sind über zugeordnete Schlagwörter und über eine OCR (Volltext-Erkennung) suchbar und schnell auffindbar. Je nach System lassen sich den Dokumenten sog. Dokumentenklassen zuordnen. Somit ist es möglich dem Schriftstück noch mitzugeben ob es z.B. eine Eingangsrechnung ist.
Je besser ein Dokument verschlagwortet und zugeordnet ist, desto präziser können Sie suchen. Die Ergebnisse im Dokumentenmanagement System haben somit eine bessere Qualität. Ihre Dokumente sind mit einem DMS schneller auffindbar als in Papierarchiven!
Laut verschiedenen Studien verschwenden Mitarbeiter bis zu 30% der täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen.
Außerdem belegt eine statistische Erhebung der „Computerwoche“ und der „Gartner Group“ zusätzlich, dass eine typische Suche im Durchschnitt bis zu 20 Minuten dauert.
Wie dieser tägliche Suchaufwand um mindestens 50%-70% reduziert werden kann zeigt folgendes einfaches Beispiel aus dem Alltag:
Beispiel: Sie möchten wissen, wie viel Ihr Auto in der KFZ-Versicherung kostet?
Suchen Sie ganz einfach im Dokumentenmanagement System nach Ihrem Kennzeichen. das System zeigt Ihnen danach alle Belege an, in denen Ihr KFZ- Kennzeichen vorkommt. In der Regel ist die Anzahl der infrage kommenden Belege so überschaubar, dass Sie schnell die Rechnung, mit den gewünschten Informationen, Ihres Versicherers finden.
Natürlich würden Sie ein noch präziseres Ergebnis bekommen wenn Sie nach dem Kennzeichen und dem Versicherungsunternehmen suchen.
Außerdem sind die Dokumente über ein Dokumentenmanagement System mehrere Personen gleichzeitig zugänglich. Anders als bei Papierarchiven, bei dem komplette Ordner oder Belege außerhalb des Ablageortes im Unternehmen sein können.
Geregelte Zugriffe auf sensible Daten sind möglich
Ein weiterer Vorteil ist, dass die archivierten Dokumente nicht jedem Benutzer zur Verfügung gestellt werden müssen. Insbesondere ein Zugriff auf sensible Daten lässt sich über Berechtigungen einstellen.
Wo können Sie ein Dokumentenmanagement System einsetzen?
Es gibt eine Vielzahl von Anwendungsfällen für ein DMS. Obwohl die meisten Anwender sofort an die Archivierung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen denken, gibt es noch viele weitere sinnvolle Bereiche in denen eine digitale Dokumentenarchivierung wertvoll ist. Z.B. folgende Anwendungen:
- Die digitale Personalakte. Hierin werden alle Dokumente der Mitarbeiter archiviert. Je nach Ausbau Ihres Dokumentenmanagement Systems können Dokumente, mit einem gesetzlich vorgeschriebenen Verfallsdatum, automatisch entfernt werden. Eine weitere Entlastung können automatische Wiedervorlagen für z.B. ablaufende Zertifikate sein. Alle erforderlichen Personen bekommen dann rechtzeitig eine Erinnerung und sind alle wichtigen Termine einzuhalten.
- Eine digitale Projektakte. Von der ersten Besprechung bis zur Übergabe. Natürlich sind auch handgeschriebene Notizen und Skizzen archivierbar. Selbstverständlich ist es möglich das Sie an jedem beliebigen Ort, zu jeder Zeit Einblicke in die digitalen Akten haben. Damit sind Sie in der Lage immer kurzfristig konkrete Aussagen treffen zu können.
- Digitale Arbeitsabläufe, sog. “Workflows” für z.B. Eingangsrechnungen. Mit dem Einsatz von Workflows innerhalb des Dokumentenmanagement Systems werden z.B. Freigabe Szenarien von Eingangsrechnungen digital realisiert. Ohne das der Papierbeleg womöglich mehrfach kopiert und im Unternehmen herumgegeben wird. Die Einhaltung des Zahlungsziels und der Skontofristen wird nebenbei ebenfalls automatisch überwacht.
Wie funktionieren diese digitalen Workflows in einem DMS?
Ein kurzer Abriss: Die digitalen Arbeitsabläufe, Workflows, sind in den Dokumentenmanagement Systemen eine Aneinanderreihung von Aufgaben zu den Dokumenten. Diese werden in der Regel digital an die Benutzer verteilt. Oftmals lassen sich hierfür auch Benachrichtigungen z.B. per E-Mail einstellen.
Für die Aufgaben kann es übrigens auch einen Bearbeitungszeitraum geben, danach bekommt der Sachbearbeiter Erinnerungen oder es kann auch eine digitale Eskalation an den Vorgesetzten geben.
Der Aufbau und die Art des Workflows können sich über den Informationen aus dem betreffenden Dokument ergeben. Bei der Prüfung von z.B. Eingangsrechnungen, kann der ermittelte Lieferant darüber entscheiden welche Personen in dem Workflow involviert sind. Auch die Belegsumme ist ein Kriterium ob mehr als ein Sachbearbeiter oder eine Vorgesetzte Person die Freigabe erteilen muss.
Selbstverständlich gibt es noch weitere zahlreiche Funktionen und es lässt sich noch viel mehr mit den Workflows realisieren und automatisieren.
Fazit: Ein Dokumentenmanagement System ist ein sinnvoller Einstieg in die Digitalisierung
In der Kürze dieses Artikels haben Sie einige Beispiele für die Anwendung von DMS kennengelernt.
Weiterhin haben Sie nicht nur die Vorteile einer schnellen Auffindbarkeit Ihrer Dokumente, denn außerdem nimmt Ihnen das Dokumentenmanagement System die Überwachung von gesetzlichen Fristen ab, z.B. in der Personalakte, bei der maximal erlaubten Archivierungsdauer.
Prozesse im Unternehmen, wie z.B. die Rechnungsfreigabe, lassen sich über Workflows automatisieren. Weiterhin sind die Vorgänge dadurch einwandfrei dokumentiert, reproduzierbar und überwacht. Die Durchlaufzeiten der Vorgänge werden sich stark verringern.
Über docunova GmbH
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In der Vergangenheit ausschließlich mit Kopie- und Drucksystemen. In der Gegenwart ergänzend zu den modernen Multifunktionsgeräten, mit zeitgemäßen IT-Lösungen wie z.B. Dokumentenmanagement Systeme.
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