Notare und Notarinnen aufgepasst: Es wird ernst mit dem Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer! Das heißt: Ab 1. Januar 2022 sind verpflichtend digitale Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisse zu führen. Diese ersetzen Papierdokumente wie Urkundenrollen sowie Massen- und Verwahrungsbücher. Außerdem sind alle neu ausgefertigten Urkunden einzuscannen und als „elektronische Fassung der Urschrift“ im Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren.
Die Digitalisierung hält also ohne Wenn und Aber auch bei diesem Berufsstand Einzug. Umso wichtiger: Notare und Notarinnen müssen weiterhin für absolute Verlässlichkeit und Korrektheit stehen. Deshalb stellen sich auch besondere Anforderungen an die Scantechnik. Dafür hat die Bundesnotarkammer einen Muster-Scanprozess definiert (§ 56 Abs. 1 Satz 1 BeurkG-2022). Er gilt nicht nur für die Hardware, also beispielsweise das Druck-Scan-Kopier-Multifunktionsgerät, sondern auch für die Software. „Diese Anforderungen haben es in sich“, urteilt Markus Ochs, Geschäftsführer der docunova GmbH, die sich unter anderem auf solche Multifunktionsgeräte spezialisiert hat. Da gibt es zum einen eine lange Liste von Muss-Eigenschaften, etwa manipulationssichere Kompressionsverfahren und das nicht zu rekonstruierende Löschen von Daten. Andere Eigenschaften werden zum anderen „dringend empfohlen“ oder gelten zumindest als „zweckmäßig“.
Für den technischen Laien ist kaum möglich zu beurteilen, ob sein Scanner der ab 2022 geltenden Gesetzeslage entspricht. Deshalb besser den Rat eines Experten einholen! „Wir sind auf das Elektronische Urkundenarchiv vorbereitet“, so Markus Ochs, „und können kompetent beraten, ob der Notar und die Notarin mit ihren vorhandenen Geräten weiterarbeiten können oder eine Neuanschaffung notwendig ist.“ Und auch wer sich beim Scan-Prozess unsicher ist, bekommt vom docunova-Team eine professionelle Einweisung.
