So wird der Umgang mit pdf-Dokumenten effizienter

Bei der docunova GmbH gibt es bei manchem Geschäftsabschluss die Software „Power PDF“ als kostenfreie Zugabe

Praktizieren Sie das etwa auch so: Sie mailen Ihrem Kunden ein Formular im pdf-Format zu, er druckt es aus, füllt es aus, scannt es ein und mailt es an Sie zurück. Das sind insgesamt fünf Vorgänge – im digitalen Zeitalter eigentlich unzumutbar, wofür er bei Ihnen einen Nachlass einfordern sollte. Denn auch seine Zeit ist schließlich Geld!

Software-Lizenz als kostenfreie Zugabe

Ach, Sie arbeiten mit „Adobe Acrobat“ und ersparen Ihrem Kunden die Umstände? Denn Sie haben das Formular dank der Software so gestaltet, dass es sich gleich am Bildschirm ausfüllen lässt? Gratulation zu Ihrer Kundenfreundlichkeit. Und dennoch haben Sie nur die zweitbeste Lösung gewählt. Denn es gibt mit „Power PDF“ ein Editierprogramm für pdf-Dateien, das die Leistungen von Acrobat und noch viel mehr bietet, dafür aber weitaus weniger kostet. Und nicht nur das: Wenn Sie bei der docunova GmbH, Spezialanbieter für Bürotechnik in Rosbach v. d. H., etwas gekauft haben, bekommen Sie eine Programmlizenz unter Umständen als kostenfreie Zugabe.

Großartige Sache

„Grundsätzlich gilt: Das pdf-Format ist gerade für Unternehmen und Behörden eine großartige Sache“, so docunova-Geschäftsführer Markus Ochs. Tatsächlich hat die US-Softwarefirma Adobe das „portable Dokumentenformat“ („portable document format“ = pdf) bereits vor knapp 30 Jahren als plattformunabhängiges Dateiformat auf den Markt gebracht. Damit sollte es möglich sein, elektronische Schriftstücke unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardware-Plattform originalgetreu zu schaffen. Der Leser einer pdf-Datei soll das Dokument stets in der Form betrachten und ausdrucken können, die der Autor festgelegt hat.

Die typischen Konvertierungsprobleme, etwa neuer Seitenumbruch oder andere Schriftarten, beim Austausch von Schriftstücken zwischen verschiedenen Programmen ergeben sich damit nicht mehr. Der Nachteil: Das Dokument lässt sich nicht mehr ändern, ergänzen, weiterverarbeiten, verwalten und kommentieren, wie am Beispiel Formular bereits geschildert. Das veranlasste Adobe, mit dem Acrobat ein Programmpaket zu entwickeln, das das alles dann doch wieder möglich macht. Und das lässt sich das Unternehmen gut bezahlen.

Kostengünstiger und leistungsfähiger

„Inzwischen gibt es allerdings kostengünstigere Alternativen, die oftmals sogar viel leistungsfähiger sind“, so Markus Ochs. Eines davon ist „Power PDF“. Dass die docunova GmbH die Software in ihr Portfolio aufgenommen hat, ist gut überlegt. Das Unternehmen hat sich auf hochwertige Bürotechnik, darunter Drucker, Scanner, Multifunktionsgeräte, Medien- und Präsentationstechnik, Telefonanlagen sowie Dokumentenmanagementsysteme spezialisiert und weiß daher, wo im technischen Büroalltag der Schuh drückt. „Dokumente im pdf-Format sind heute Standard in jedem Unternehmen. Notwendig ist jedoch die flexible Nutzung, um den Umgang mit elektronischen Dokumenten und dadurch die Prozesse im Unternehmen effizient gestalten zu können.“

Um ein paar Beispiele zu nennen:

  • Dokumente vom pdf-Format ins Word-Format umwandeln: Das erspart das erneute Abtippen von Papierschriftstücken, wenn die ursprüngliche Datei nicht mehr aufzutreiben ist.
  • Kommentare in pdf-Dokumente einfügen, zum Beispiel wenn auf dem eingescannten Tankbeleg der Diesel geschäftlich, das Croissant aber privat abzurechnen sind
  • Digital unterschreiben: Statt ein elektronisches Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und dann wieder einzuscannen, lässt sich das per „Power PDF“ erledigen – noch dazu als qualifizierte Signatur, wenn ein entsprechendes Sicherheitszertifikat damit verknüpft ist.
  • Formulare zum direkten Ausfüllen erstellen
  • pfd-Dokumente durchsuchbar machen
  • Seiten hinzufügen oder entfernen, komprimieren oder organisieren
  • Textpassagen schwärzen
  • Bilder oder Grafiken hinzufügen
  • Dokumente verschlüsseln

Optimiert die Geschäftsprozesse

Markus Ochs jedenfalls ist von der Software überzeugt: „‚Power PDF‘ ist ein höchst hilfreiches Tool zur Optimierung der Geschäftsprozesse rund um das Dokumentenmanagement.“ Und eben weitaus kostengünstiger. Weil sich Ochs mit seiner docunova GmbH wiederum stets auf die Fahnen schreibt, die Geschäftsprozesse seiner Kunden zu optimieren, gibt’s die „Power PDF“-Lizenz bei manchen Geschäftsabschlüssen sogar kostenfrei dazu. Wenn das kein gutes Geschäfts ist…

Die docunova GmbH in Rosbach v. d. H. (nahe Bad Homburg) hat sich auf hoch moderne Drucksysteme, Konferenztechnik und Medientechnik, Multifunktionssysteme/Multifunktionsdrucker, Telefonanlagen, Dokumentenmanagement und den dazugehörigen Service spezialisiert. Nicht nur in der Wetterau – von Limeshain über Friedberg, Bad Vilbel und Butzbach bis Florstadt –, sondern im gesamten RheinMainGebiet und darüber hinaus.

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